Когда многозадачность наступает

Когда многозадачность наступает

(но таких, как Юлий Цезарь ничтожно мало)

Каждый из нас обладает одинаковым количеством времени в сутках. Однако в это сложно поверить: в то время, как одни из нас успевают:— провести запланированную встречу и совещание;
— посетить фитнес;
— отвести любимое чадо на футбол и наверняка прочитать пару глав модной интересной книги, другие сетуют на:
— постоянную нехватку времени;
— регулярные (при этом всегда «внезапные») дедлайны;
— отсутствие интересных задач…

А самое любопытное, что на такое разделение не влияют профессия, опыт предпринимательства, ваш возраст (кстати, вес и пол тоже:))… Наш день складывается из множества планов и задач, и вот уже на горизонте маячит перспектива многозадачности… Очередной дедлайн, закрытие задачи в последний момент, ах да, еще мы снова откладываем важный звонок — это следствие неверно расставленных приоритетов, очень скоро они прямой дорогой приведут к многозадачности.

Планируя закрыть задачи быстрее, многие пытаются взяться за решение нескольких дел одновременно. И тут начинается самое интересное: невозможно разговаривая по телефону с клиентом отвечать по электронной почте поставщику – в разговоре или письме непременно возникнет досадная ошибка. Сколько времени уйдет на ее устранение? Как повезет…

Вы срывали дедлайн, задерживались допоздна, переносили или забывали про встречу? Тогда прочитайте эту статью до конца!

Матрица успеха.

Ее основоположником стал 34 президент США – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что ежедневно мистер президент решал множество вопросов и неотложных дел. Стремясь оптимизировать свой график очень скоро он протестировал все известные методы планирования, и, убедившись в их неэффективности, создал свой способ – кстати, он нисколько не потерял актуальность и сейчас. Носит название матрица Эйзенхауэра: ее принято изображать как квадрат, поделенный на 4 сегмента. В эти сегменты вносим планы, распределяя их по этим критериям:

1. Срочные и важные – задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями (например, вы так и не отправили список закупок поставщику, поэтому товарные запасы не пополнены, а вы остались без прибыли).

2. Не срочные, но важные – направлены на перспективу и достижение планов: разработка проекта, поддержание связей, внедрение UDS, анализ результатов бизнеса (сюда же входят задачи по самосовершенствованию или поход на лекцию крутого спикера).

3. Срочные, но не важные – самые неинтересные и противные. Это текущие дела и задачи – они не способствуют продвижению к конкретной цели, но необходимы (например, сдача налоговой отчетности – это срочно и необходимо, вряд ли приблизит компанию к глобальным целям, однако убережет от возможных сложностей).

4. Не важные и не срочные – они как правило не связаны с работой, бесполезны, но так привлекательны! И нельзя не учитывать эти дела – для эффективной работы просто необходимо время от времени переключаться.

Секрет матрицы Эйзенхауэра.

Секрет прост, как и все гениальное: нужно стремиться к тому, чтобы задачи не попадали в сегмент срочное и важное. Да, для этого требуется максимум организованности, осознанности и навыков планирования, но именно в этом секрет управления задачами и тайм-менеджмент. Ну и Цезарем быть не придется 😉

Приоритеты.

Прежде всего составляем список задач, сроки выполнения и распределяем их по секторам. Как правило здесь нас подстерегают 2 ошибки:
мы не включаем в список планы, в том числе личные, в неважное и несрочное, но именно они добавляют в нашу жизнь эмоции, служат ее каркасом;
абсолютно все дела мы склонны относить к сегменту важные и срочное, а в этом мы заблуждаемся. Понять это помогут 3 вопроса:
— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
— Может ли кто-то сделать это вместо меня?
— Важно ли это для достижения цели?

Итак, на день остается около 10 задач. А мы начинаем их комбинировать: делим на сложные и энергозатратные и не очень. Считается, что очень эффективным является переключение на задачи из разных секторов и делегирование задач из сектора «срочно, но неважно» – например, можно поручить покупку билетов на форум своему коллеге, а в это время заняться планированием, а внедрение UDS доверить профессионалам.

Например, ежемесячно вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «важное, но не срочное».
Можно разбить задачу на подзадачи. Чтобы подготовить презентацию, нужно определить тему, подготовить план выступления, выбрать иллюстрации — добавляем эти подзадачи к остальным планам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат – презентация в срок и без сложностей.

И почему матрица не работает.

Метод подтверждает свою эффективность, но ровно до тех пор, пока внезапно не возникнет срочный вопрос и заменит запланированные задачи. А матрица начинает разваливаться. Нужно ли спасать матрицу? Да, но прежде, чем приступать к решению нового вопроса, убедитесь, что он действительно не терпит отлагательства.

Вывод.

Матрица Эйзенхауэра идеально подходит для краткосрочного планирования – максимум 1 недели. Подобных матриц и способов планирования действительно много, но их суть сведена к базовым правилам:

Список задач – полезная необходимость. Мы устаем, когда держим множество планов и задач в голове, это мешает сконцентрироваться. Составьте список, друзья. Отдых необходим. Без него нас ожидаем выгорание и тогда выполнение самой несложной задачи становится непосильным трудом.
И помним, что многозадачность непременно приведет к ошибкам. И как правило их устранение требует немало ресурсов.

Планируйте, друзья!

red dots

Рассылка полезных публикаций с доставкой на почту